Integritetspolicy

För Flens Bostads AB är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. Vi värnar om en hög nivå av skydd för våra kunders personliga integritet. På den här sidan beskriver vi om hur vi behandlar dina personuppgifter.

General Data Protection Regulation (GDPR) är en ny EU-förordning som ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PUL). GDPR träder i kraft den 25 maj 2018 och gäller i hela EU. Mycket är sig likt men kraven på hur företag får behandla dina personuppgifter skärps.

Vi vidtar ett flertal åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter även i fortsättningen är skyddade hos oss och vi tycker det är viktigt att du tar del av dem.

Flens Bostads  AB är enligt tillämplig lag personuppgiftsansvarig för de per­sonuppgifter vi behandlar.

Ändamål och legala grunder 

Flens Bostads AB samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna hantera bostadsansökningar, erbjudande om bostad samt ingå och fullgöra avtal med hyrestagare eller när det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar oss.

Vidare kan personuppgifterna komma att behand­las av Flens Bostads AB för marknadsändamål och för att genomföra marknadsanalyser, upprätta statistik samt för att utvärdera, utveckla och informera om tjänster och produkter. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster samt bibehålla en god kundkontakt.

Personuppgifter kan komma att hämtas in från eller lämnas ut till tredje part om vi har ett berättigat intresse av att det, exempelvis till en förvaltning hos vår ägare Flens Kommun. Person­uppgifter kan även komma att behandlas av Flens Bostads AB samarbetspartners för marknadsföring på uppdrag av Flens Bostads AB, om vi har ett berättigat intresse av ett sådant ändamål och tjänsterna och produkterna har en naturlig anknytning till Flens Bostads AB.

Personuppgifterna kan även komma att hämtas in från eller lämnas ut till tredje part om det följer av författning. Om uppgifterna överförs till land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Därutöver kan personuppgifter lämnas till eller inhäm­tas från kreditupplysningsföretag för bedömning av hyrestagares ekonomiska förutsättningar att fullgöra avtalet.

Flens Bostads AB kan avseende behandling av personupp­gifter för angivna ändamål komma att anlita personupp­giftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde kan vara företag och- eller organisationer som behandlar personuppgifter på uppdrag av Flens Bostads AB (Personuppgiftsansvarig) och mellan parterna finns ett särskilt personuppgiftsbiträdesavtal tecknat. Det kan till exempel vara en IT-leverantör som ansvarar för drift av de datasystem där vi lagrar personuppgifter eller ett bolag som vi anlitat för att utföra tjänster i våra fastigheter.

Personuppgifter kan komma att uppdateras mot of­fentliga register för att säkerställa att de är korrekta och för att avtalet med kunden ska kunna fullgöras samt för att säkerställa Flens Bostads ABs berättigade intresse av att kunna nyttja flera kommunikationskanaler i vår marknadsföring.

Personuppgifterna kan komma att behandlas av Flens Bostads AB för vårt berättigade intresse att bibehålla en god kundrelation, såsom att via urval och segmentering kommunicera målgruppsanpassade, relevanta och mer personliga erbjudanden eller för att kunna erbjuda bättre och riktad service. Som en del av detta kan profi­lering förekomma, baserat på de personuppgifter som vi fått i samband med att kunden registrerat en kundanmälan för att ansöka om bostad eller  tecknat hyresavtal med oss, samt de uppgifter som Flens Bostads AB inhämtar från offentliga register. Profileringen görs för att på ett bättre sätt kunna lämna erbjudanden och information samt planering av ny-och ombyggnad av bostäder och lokaler som anpassats efter kundens preferenser, köpbeteende, behov och livsstil. Uppgifter som används för detta kan t ex vara demografisk data (ålder, hushållssammansätt­ning etc), geografisk data (adresser etc), transaktions­data (fakturering, betalning etc) och beteendedata (förbrukning etc) och användargenerad data (ex klick- och besöksstatistik, tidigare ansökningar av bostad etc).

All behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning. Detta innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter som vi har sparade om dig. Du kan läsa mer om dina rättigheter i Flens Bostads AB Uthyrningspolicy. Du kan också besöka www.datainspektionen.se där du kan läsa mer om dina rättigheter avseende vår behandling av dina personuppgifter.

Flens Bostads AB har olika grader av berättigande att inhämta personuppgifter och ett exempel på de olika stadierna framgår här nedan.

När Bostad eller fordonsplats söks

Ändamål:
För att kunna hantera vår kön till bostadssökande samt för marknadsföring och statistik.

Kategorier av personuppgifter:
Namn, Personnummer, Kontaktuppgifter, Ekonomiska förhållanden, Familjeförhållanden, Önskat boende, Boendeförhållanden vid tidpunkten för ansökan, Information om studier, Arbetsgivares namn, adress och kontaktuppgifter, Uppgift om referensperson hos t.ex. arbetsgivare eller tidigare hyresvärd, Uppgift om svar på lägenhetserbjudande.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose ditt och vårt berättigade intresse av att kunna söka lägenhet/fordonsplats via vårt kösystem samt för marknadsföring och statistik. Om uppgifterna inte lämnas kan du inte stå i vår bokö.

När hyresförhållandet med hyresgäst inleds och avtal ska tecknas

Ändamål:
För att kunna skriva hyresavtal med avtalsparten samt administrera hyresförhållandet.

Kategorier av personuppgifter:
Namn, Personnummer, Kontaktuppgifter, Förekomst av säkerhet (t ex borgensman), Förekomst av förvaltare/god man och dennes kontaktuppgifter, Faktureringssätt, Boendeform.

Laglig grund:
Fullgörande av avtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte fullgöra våra åtaganden och vi tvingas neka personen att teckna hyresavtal.

När hyresförhållandet pågår

Ändamål:
1. För att kunna administrera och hantera hyresförhandlingar, fakturering, kravhantering, besiktningar, skadereglering, värme- och varmvattendebitering, felanmälan, fastighets- och lägenhetsunderhåll, hyresreduceringar, tillvalsbeställningar, ge tillgång till andra tjänster kopplade till hyresförhållandet samt övrig hantering och administration för att kunna fullgöra hyresavtalet.

2. För att kunna fastställa och styrka rättsliga anspråk till följd av hyresförhållandet och gällande rätt.

3. Kundkommunikation, kvalitetsuppföljning, marknadsföring, administrera försäkring, nyckel- och tagghantering, tvättstugebokning, lägenhetsvisning, bostadsanpassning, trapphusinformation och information till samarbetspartners.

4. Behandla och ta ställning till ansökan om andrahandsuthyrning.

5. Behandla och ta ställning till ansökan om lägenhetsbyte eller överlåtelse.

Kategorier av personuppgifter:
Utöver de uppgifter som redan lämnats för att teckna hyresavtal kan vi komma att behandla följande personuppgifter.

1. Lägenhets- objektnummer, kontouppgifter, uppgifter och foton avseende lägenhetsstatus, värme- och varmvattenförbrukning, betalningsreferenser och uppgift om betalningar, er korrespondens och uppgifter ni själv väljer att lämna samt våra svar och kommentarer hänförliga till dina frågor och önskemål.

2. Betalningsförsummelser, störningar i boendet, åsidosättande av sundhet, ordning och gott skick samt åsidosättande av vårdnadsplikten, meddelande till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelse eller störningar, användning som kan leda till avtalets upphörande, förekomst av ohyra, misstanke om brottslig verksamhet i lägenheten som kan läggas till grund för förverkande eller som hyresvärden är skyldig att beivra, uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser, andra uppgifter som behövs för att hyresvärden ska kunna fullgöra sin del av avtalet.

3. Våningsplan, lägenhets-och objektsnummer, passageloggar, registreringsnummer på fordon.

4. Skälen för ansökan, hyresgästens kontaktuppgifter och adress under andrahandsuthyrningen, uppgifter om föreslagen andrahandshyresgäst (exempelvis namn, adress, övriga kontaktuppgifter, personnummer). Om fullmakt finns, namn och kontaktuppgifter till denne.

5. Skälen för ansökan, uppgifter om tillträdande hyresgäst enligt samma princip och med samma uppgifter som för andra hyresgäster som ska skriva hyresavtal enligt ovan beskrivning.

Laglig grund:
1. Fullgörande av avtalet. Om uppgifter som vi behöver för dessa behandlingar inte lämnas kan vi inte fullgöra våra åtaganden och vi tvingas neka personen service och hjälp.

2. Eventuella brottsuppgifter eller känsliga uppgifter kan komma att behandlas för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

3. Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna hantera administration, frågor och ärenden i hyresförhållandet inom ramen för de angivna ändamålen.

4. Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna godkänna ansökan om andrahandsuthyrning. Om uppgifterna inte lämnas måste ansökan avslås.

5. Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna godkänna ansökan om lägenhetsbyte eller överlåtelse. Om uppgifterna inte lämnas måste ansökan avslås.

När hyresförhållandet med lokalhyresgäst inleds och avtal ska tecknas

Se även behandlingar under rubrik När hyresförhållande med hyresgäst inleds och avtal ska tecknas.

Ändamål:
1. För att kunna skriva hyresavtal med avtalsparten samt administrera hyresförhållandet.

2. För att kunna administrera och hantera moms.

Kategorier av personuppgifter:
1. Namn och organisationsnummer för enskild firma. Namn och kontaktuppgifter till företrädare för lokalhyresgästen.

2. Namn och organisationsnummer för enskild firma.

Laglig grund:
1. Fullgörande av avtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte fullgöra våra åtaganden och vi tvingas neka tecknande av hyresavtal.

2. Rättslig förpliktelse.

Andrahandshyresgäster

Ändamål:
Behandla och ta ställning till ansökan om andrahandsuthyrning.

Kategorier av personuppgifter:
Namn, Personnummer, adress, Kontaktuppgifter.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna hantera ärenden om andrahandsuthyrning. Om uppgifterna inte lämnas måste ansökan kan inte ansökan om andrahandsuthyrning godkännas.

Konsult, leverantör, entreprenör eller annan samarbetspartner

Ändamål:
Kommunikation, upphandling, ID-kontroll för nyckelhantering samt fastställa och styrka rättsliga anspråk.

Kategorier av personuppgifter:
Namn på kontaktperson eller enskild firma, organisationsnummer för enskild firma, kontaktuppgifter, uppgifter som lämnas i upphandlingsunderlag, kopia av ID-handling, andra uppgifter i samband med vårt samarbete eller för att vi ska kunna fastställa och styrka rättsliga anspråk.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna kommunicera och hantera ärenden med konsulter, leverantörer eller annan samarbetspartner.

Förvaltare, god man, fullmaktstagare eller annan företrädare

Ändamål:
För att kunna kommunicera via företrädare samt säkerställa behörigheter i samband med det.

Kategorier av personuppgifter:
Namn, kontaktuppgifter, kopia på ID-handling, kopia av förordnanden eller annan behörighetshandling.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi och huvudmannen ska kunna kommunicera via företrädaren.

Borgensman

Ändamål:
För att kunna hantera borgensåtaganden.

Kategorier av personuppgifter:
Namn, personnummer, kontaktuppgifter, ekonomiska förhållanden jämte intyg.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna hantera borgensåtaganden och därmed säkerställa betalningsförmåga.

Inkommande e-post

Ändamål:
För att kunna hantera inkommande e-post.

Kategorier av personuppgifter:
E-postadress, personuppgifter som avsändaren väljer att lämna i e-postmeddelandet.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna ta emot och hantera inkommande e-post.

Kundtjänst

Ändamål:
För att kunna hantera kundserviceärenden och kundkommunikation samt marknadsföring och information om vår verksamhet

Kategorier av personuppgifter:
Namn, kontaktuppgifter, korrespondens och uppgifter uppgiftslämnaren själv väljer att lämna.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera kundserviceärenden och kundkommunikation samt för oss att kunna marknadsföra och informera om vår verksamhet. Om uppgifterna i kundserviceärenden inte lämnas kan vi inte hantera dina ärenden.

Kamerabevakning

Ändamål:
Kamerabevakning i miljöbodar och särskilda utrymmen som t ex grovsoprum för att förebygga brott, underbygga rättsliga anspråk och komma till rätta med störningar.

Kategorier av personuppgifter:
Bilder inom ramen KBL, Kamerabevakningslagen.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna förebygga brott, underbygga rättsliga anspråk och komma till rätta med störningar i miljöbodar och grovsoprum.

Foton och bildmaterial

Ändamål:
För marknadsföring och information om vår verksamhet.

Kategorier av personuppgifter:
Foton och bildmaterial.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna marknadsföra och informerar om vår verksamhet.

Parkering

När du eller någon annan, lovligen eller olovligen parkerar fordon på Flens Bostads mark.

Ändamål:
1. Parkeringsövervakning.

2.Indrivning och administration av kontrollavgifter vid felparkering.

Kategorier av personuppgifter:
1. Registreringsnummer.

2. Ägaruppgifter, registreringsnummer, adress och foto på fordon.

Laglig grund:
1. Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna övervaka och kontrollera om fordon står felparkerade på Flens Bostads mark.

2. Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna driva in och administrera kontrollavgifter mot fordonsägare som olovligen parkerat på Flens Bostads mark.

När hyresförhållandet har upphört

När hyresgästen har flyttat kan personuppgifter användas för att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för be­dömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter är således fortfarande hyresavtalet i första hand. Vad gäller att behålla uppgifter för att hyresgästen ska erbjudas nytt boende åberopas intresseavvägning. Slutligen kan hyresvärden vara tvungen att spara vissa uppgifter för att kunna fullgöra rättsliga förpliktelser. Så är exempelvis fallet med bokföringsmaterial.

Gallring och anonymisering

När ett hyresavtal upphört och ingen anledning kvarstår för hyresvärden att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för be­dömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden, kommer samtliga personuppgifter att gallras och anonymiseras efter 24 månader.

Dina rättigheter att begära ändring eller information

Du har rätt att på begäran få information om vilka personuppgifter Flens Bostads AB behandlar, ändamålen, kategorier av personuppgifter, mottagare eller kategorier därav som personuppgifterna har lämnats till, under vilken tidsperiod som behandlingen skall ske, din rätt att begära rättelse, radering, begränsningar eller rätt till invändning, rätten att inge klagomål till integritetsskyddsmyndigheten och information om varifrån personuppgifterna har insamlats samt förekomst av automatiserat beslutsfattande. Om personuppgifterna överförs till tredje land eller internationell organisation, har du rätt till information om skyddsåtgärder som vidtagits.

Du har rätt att begära rättelse, radering, göra invändningar mot personuppgiftsbehandlingar samt att på begäran få tillgång till de personuppgiftsbehandlingar som görs.

Du har rätt att inge klagomål till integritetsskyddsmyndigheten om Flens Bostads AB bryter mot personuppgiftslagstiftningen.

Har du några frågor om vår behandling av personuppgifter är du givetvis alltid välkommen att kontakta oss! Kontaktuppgifter finner du längst ned på denna sida.

Kontaktuppgifter till Flens Bostads AB

Telefon: 0157-431700, E-post: info@flensbostad.se

Perssonuppgiftsansvarig

Flens Bostads AB
C/o Arne Fältin, VD
Besöksadress: Storgatan 23
Box 74
642 22 Flen

Dataskyddsombud

Svetlana Jelisic
E-post: dataskyddsombud@flen.se

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten via e-post till imy@imy.se