Integritetspolicy

Hantering av dina personuppgifter

 

 

 

 

 

 

 

För Flens Bostads AB är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. Vi värnar om en hög nivå av skydd för våra kunders personliga integritet. På den här sidan beskriver vi om hur vi behandlar dina personuppgifter.

General Data Protection Regulation (GDPR) är en ny EU-förordning som ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PUL). GDPR träder i kraft den 25 maj 2018 och gäller i hela EU. Mycket är sig likt men kraven på hur företag får behandla dina personuppgifter skärps.

Vi vidtar ett flertal åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter även i fortsättningen är skyddade hos oss och vi tycker det är viktigt att du tar del av dem.

Flens Bostads AB är enligt Dataskyddsförordningen och annan tillämplig lag personuppgiftsansvarig för de per­sonuppgifter vi behandlar.

 

Ändamål och legala grunder

Flens Bostads AB samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna hantera bostadsansökningar, erbjudande om bostad samt ingå och fullgöra avtal med hyrestagare eller när det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar oss.

Vidare kan personuppgifterna komma att behand­las av Flens Bostads AB för marknadsändamål och för att genomföra marknadsanalyser, upprätta statistik samt för att utvärdera, utveckla och informera om tjänster och produkter. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster samt bibehålla en god kundkontakt.

Personuppgifter kan komma att hämtas in från eller lämnas ut till tredje part om vi har ett berättigat intresse av att det, exempelvis till en förvaltning hos vår ägare Flens Kommun. Person­uppgifter kan även komma att behandlas av Flens Bostads AB samarbetspartners för marknadsföring på uppdrag av Flens Bostads AB, om vi har ett berättigat intresse av ett sådant ändamål och tjänsterna och produkterna har en naturlig anknytning till Flens Bostads AB.

Personuppgifterna kan även komma att hämtas in från eller lämnas ut till tredje part om det följer av författning. Därutöver kan personuppgifter lämnas till eller inhäm­tas från kreditupplysningsföretag för bedömning av hyrestagares ekonomiska förutsättningar att fullgöra avtalet.

Flens Bostads AB kan avseende behandling av personupp­gifter för angivna ändamål komma att anlita personupp­giftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde kan vara företag och- eller organisationer som behandlar personuppgifter på uppdrag av Flens Bostads AB (Personuppgiftsansvarig) och mellan parterna finns ett särskilt personuppgiftsbiträdesavtal tecknat. Det kan till exempel vara en IT-leverantör som ansvarar för drift av de datasystem där vi lagrar personuppgifter eller ett bolag som vi anlitat för att utföra tjänster i våra fastigheter.

Personuppgifter kan komma att uppdateras mot of­fentliga register för att säkerställa att de är korrekta och för att avtalet med kunden ska kunna fullgöras samt för att säkerställa Flens Bostads ABs berättigade intresse av att kunna nyttja flera kommunikationskanaler i vår marknadsföring.

Personuppgifterna kan komma att behandlas av Flens Bostads AB för vårt berättigade intresse att bibehålla en god kundrelation, såsom att via urval och segmentering kommunicera målgruppsanpassade, relevanta och mer personliga erbjudanden eller för att kunna erbjuda bättre och riktad service. Som en del av detta kan profi­lering förekomma, baserat på de personuppgifter som vi fått i samband med att kunden registrerat en kundanmälan för att ansöka om bostad eller tecknat hyresavtal med oss, samt de uppgifter som Flens Bostads AB inhämtar från offentliga register. Profileringen görs för att på ett bättre sätt kunna lämna erbjudanden och information samt planering av ny-och ombyggnad av bostäder och lokaler som anpassats efter kundens preferenser, köpbeteende, behov och livsstil. Uppgifter som används för detta kan t ex vara demografisk data (ålder, hushållssammansätt­ning etc), geografisk data (adresser etc), transaktions­data (fakturering, betalning etc) och beteendedata (förbrukning etc) och användargenerad data (ex klick- och besöksstatistik, tidigare ansökningar av bostad etc).

All behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning. Detta innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter som vi har sparade om dig. Du kan läsa mer om dina rättigheter i Flens Bostads AB Uthyrningspolicy. Du kan också besöka www.datainspektionen.se där du kan läsa mer om dina rättigheter avseende vår behandling av dina personuppgifter.

Flens Bostads AB har grader av berättigande att inhämta personuppgifter och ett exempel på de olika stadierna framgår här nedan:

När Bostad söks
Vi behandlar personuppgifter som den bostadssökande personen anger i kundanmälan. Eftersom dessa uppgifter ligger till grund för en rättvis turordning måste den sökandes unika identitet anges med personnummer. Personuppgifterna raderas när bostadssökanden meddelar att hen inte längre önskar stå kvar som sökanden.

När Bostad erbjuds
När den sökande blir erbjuden en bostad är den lagliga grunden för behandling att avtal ska träffas mellan parterna skett. Ändamålet med behandlingen är att kontrollera att bostadssökanden uppfyller de krav som hyresvärden ställer upp. Information från tredje part, till exempel kreditupplysningsbolag inhämtas.

När hyresförhållandet pågår
När hyresavtalet är tecknat, övergår sökanden till att bli hyresgäst och hyresvärdens behov av att behandla personuppgifter förändras. Ett ändamål med behandlingen är att administrera och upprätthålla parternas skyldig­heter i hyresförhållandet som grundar sig på hyresavtalet. Däri ingår att fastställa och styrka anspråk till följd av hyresavtalet och gällande rätt. Därutöver är det ett berättigat ändamål att erbjuda tjänster och service utöver vad som reglerats i hyresavtalet, behandla personuppgifterna för statistik och uppföljning samt för att uppfylla skyldigheterna som hyresvärd och fastighetsägare. Personuppgifterna kan användas för egen marknadsföring och egna kundundersökningar. Personuppgifterna kan också användas för annans marknadsföring under förutsättning att vad som marknadsförs har en närliggande och naturlig koppling till hyresförhållandet. Här avses exempelvis försäk­ringsbolag, bredbandsbolag, kabeltv-bolag, elbolag, larmföretag – det vill säga produkter som hyresgästen har nytta av när hyresförhål­landet pågår.

När hyresförhållandet har upphört
När hyresgästen har flyttat kan personuppgifter användas för att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för be­dömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter är således fortfarande hyresavtalet i första hand. Vad gäller att behålla uppgifter för att hyresgästen ska erbjudas nytt boende åberopas intresseavvägning. Slutligen kan hyresvärden vara tvungen att spara vissa uppgifter för att kunna fullgöra rättsliga förpliktelser. Så är exempelvis fallet med bokföringsmaterial.

Dina rättigheter att begära ändring eller information
Du har rätt att på begäran få information om vilka personuppgifter Flens Bostads AB behandlar, ändamålen, kategorier av personuppgifter, mottagare eller kategorier därav som personuppgifterna har lämnats till, under vilken tidsperiod som behandlingen skall ske, din rätt att begära rättelse, radering, begränsningar eller rätt till invändning, rätten att inge klagomål till integritetsskyddsmyndigheten och information om varifrån personuppgifterna har insamlats samt förekomst av automatiserat beslutsfattande. Om personuppgifterna överförs till tredje land eller internationell organisation, har du rätt till information om skyddsåtgärder som vidtagits.

Du har rätt att begära rättelse, radering, göra invändningar mot personuppgiftsbehandlingar samt att på begäran få tillgång till de personuppgiftsbehandlingar som görs.

Du har rätt att inge klagomål till Datainspektionen om Flens Bostads AB bryter mot personuppgiftslagstiftningen.

Har du några frågor om vår behandling av personuppgifter är du givetvis alltid välkommen att kontakta oss!

 

Perssonuppgiftsansvarig

Flens Bostads AB
C/o Arne Fältin, VD
Besöksadress: Storgatan 23
Box 74
642 22 Flen

 

Dataskyddsombud

Svitlana Jelisic